Новости

Порядок сдачи документов в архив

Порядок сдачи документов в архив

Перед передачей документов делопроизводства в архив их необходимо правильно подготовить к дальнейшему хранению. Эта процедура включает следующее:

  • Формирование дел.
  • Их оформление согласно действующим нормативам.
  • Составление описей.

Порядок сдачи документов в архив подразумевает соответствие всем инструкциями. Игнорировать эти правила не стоит, так как любая ежегодная проверка способна выявить недостачу, что может привести к серьезным штрафным санкциям и пристальному вниманию со стороны проверяющих органов.

Кто отвечает за правильность и сохранность архивной документации?

Вся ответственность лежит на собственнике организации, поэтому взыскания, прежде всего, будут касаться только его. Учредителю необходимо строго контролировать процесс, чтобы без проблем пройти регулярную проверку. Документация делопроизводства передается на хранение в двух случаях:

  • При действующей компании, которая не собирается прекращать свою профессиональную деятельность.
  • При ликвидации фирмы или ее реорганизации.

Порядок сдачи документов в архив: этапы

Процедура начинается с подготовки дел по номенклатуре. Происходит это децентрализовано, если речь идет о стандартном обороте, не превышающей 10 000 бумажных единиц в год. Основные установленные правила формирования дел:

  • Группировка данных осуществляется по сроку действия (собранные за год). К ним не относятся: переходящие судебные дела, которые еще не завершились; личные дела работников, которые в данный момент числятся на предприятии; истории болезней; рукописи.
  • Помещаются и передаются только оригиналы. Если прилагается копия, то она должна быть нотариально заверенной.
  • Запрещено включать в прием личные записи, черновики и размноженные копии.
  • Планы, сметы, отчеты, титульные листы собираются отдельно.

Обратите внимание на то, что процедура имеет массу нюансов, поэтому важно поручить ее профессионалам. Вместе с этим старайтесь соблюдать порядок и в электронном архиве.

Оформление

Следующий этап процесса – оформление актов. Оно выполняется в зависимости от сроков хранения и может осуществляться в полном или частичном (упрощенном) формате. Основные моменты, которые следует учесть:

  • Цветные карандаши, паста и чернила не используются для нумерации страниц, заверки листов и создания внутреннего описания.
  • В случае присутствия большого количества ошибок перенумеровывание проходит путем зачеркивания косой линией старого знака и проставления нового.
  • При большом количестве исправленных вариантов в конце устанавливается заверительная надпись.
  • Заголовок обложки аналогичен заголовку структурного подразделения списка.

Помимо этого учитывается масса моментов, которые часто проверяются во время постоянного наблюдения государственными органами.

Составление описи

Эта процедура ведется в течение нескольких лет, используя исключительно сквозную нумерацию. В годовом разделе обязательно должны отображаться акты, которые были открыты и все еще активны в течение календарного года. По завершению опись подписывается составителем, согласовывается с главным представителем делопроизводственной службы и заверяется руководителем компании.

Обратите внимание, что все данные, срок действия которых непродолжительный, прошиваются дратвой или суровыми нитями. Информация длительной сохранности и данные по кадровым вопросам переплетаются в твердую обложку.

Представленная инструкция – только «вершина айсберга». Поручайте задачу квалифицированным кадрам для того, чтобы в дальнейшем не столкнуться с проблемами.

Leave a Reply